EEN EXTERNE BLIK OP DE INTERNE PROCESSEN - EEN GROTE STAP VOORUIT

Een goede match maken tussen de competenties van bedrijfsteams en de noden binnen een vzw, dat is waar Engage4 goed in is!

Af en toe met een externe blik kijken naar de administratieve processen van je organisatie, dat kan alleen maar nieuwe inzichten opleveren. Dat dacht ook De Spiegel vzw uit Kessel-Lo, een behandelcentrum voor mensen met een problematiek van verslaving aan drugs. Bij De Spiegel werkt een interdisciplinair team van 45 medewerkers: psychologen, leefgroepwerkers, orthopedagogen, maatschappelijk werkers, verpleegkundigen, ervaringsdeskundigen, artsen, psychiaters en personeel in de ondersteunende diensten. Zij zagen ook een nood om bepaalde kennis die er is ‘in de hoofden’ van de medewerkers beter te documenteren en zo de kennis te gaan verankeren in de organisatie.

Matching

Met dit project ging Engage4 op zoek naar een goede match met expertise en skills bij medewerkers van een bedrijf. En zo vonden wij twee teams van CommScope uit Leuven. Na een briefing door Engage4 gingen zij samen met medewerkers van De Spiegel aan de slag met deze uitdaging.

Inleefervaring in de vzw

Maar eerst leerden de medewerkers van CommScope de werking van de vzw beter kennen in een inleefervaring bij De Spiegel. De rondleiding door een bewoner van de therapeutische gemeenschap was beklijvend, iedereen was onder de indruk van de persoonlijke getuigenis, de strikte hiërarchie in de groep en de interne regels over communicatie tussen de bewoners. De techniek van de ‘encounter’, om bepaalde frustraties te kunnen uitspreken, zou ook kunnen toegepast worden in bedrijfscontext, merkte iemand op. Een harde confrontatie maar ook een eye-opener!

Co-creëren

In de volgende weken namen de teams tijdens enkele co-creatiesessies van een halve dag de processen onder de loep, deden ze een process-mapping van de huidige manier van werken, werkten ze aan concrete verbeteringen, exploreerden ze de vele mogelijkheden van excel, … .

Het resultaat? “Eenvoudigere processen, dus een efficiëntere werking die het dagelijkse werk een stuk makkelijker zal maken. Maar we hebben ook toffe mensen leren kennen!”, zo zeggen de deelnemers van De Spiegel.

Reflectie

Aan het einde van het traject begeleidden Mieke en Ilse van Engage4 de reflectie met de groepen, om terug te kijken op de ervaring, inzichten te delen en deze ook toe te passen in de eigen werkcontext.

Ook in dit project gaat het resultaat van de samenwerking veel verder dan de efficiëntere processen! Deze quotes van de deelnemers vatten dit goed samen:

• “we hebben veel geleerd van elkaar, we waren verrast van de kennis die er is binnen de vzw”
• “mijn kijk op mijn eigen organisatie is veranderd door samen te werken met een andere organisatie”
• “ik was verrast door de kennis van mijn eigen collega’s die ik nog niet goed kende, het is nuttig van deze kennis binnen CommScope beter uit te wisselen tussen de teams en afdelingen. Zo zouden we bijvoorbeeld intern ook een training rond ‘process mapping’ kunnen organiseren”
• “sommige processen bij De Spiegel waren heel complex, het is nuttig een helicopter-view te nemen en vanop een afstand naar de processen te kijken. Dit zouden we ook intern regelmatig ‘ns moeten doen”
• “mijn vooroordeel over mensen met een verslavingsproblematiek bleek niet te kloppen met de realiteit, ik zag hier ook de kracht van de bewoners bij De Spiegel, en ben ervan onder de indruk”